Cosa chiedere al wedding planner: 10 domande da fare prima di dare il via ai preparativi nuziali

Oggi i matrimoni sono sempre più cuciti addosso alle coppie: la personalizzazione è infatti l’aspirazione massima a cui gli sposi ambiscono durante la preparazione; ecco perché la figura del wedding planner diventa strategica. Ma quale sarà il suo ruolo in occasione del vostro evento: si occuperà solo dei dettagli più creativi o parteciperà anche alla scelta dell'outfit? Gestirà il progetto grafico delle partecipazioni matrimonio? Se siete pronti a far scoccare la scintilla con il vostro wedding planner, ecco le 10 domande da sottoporgli prima di confermare il suo ingaggio!

1. Come rendi unico un evento?

L’unicità è proprio il valore alla base della personalizzazione di un matrimonio, ma come fare a capire se vi trovate davanti al fornitore giusto? Mettetelo semplicemente alla prova con questa domanda, di fronte alla quale avrà modo di tirar fuori i suoi valori, la sua esperienza e la sua passione verso questa professione.

2. La tua è solo una progettazione o ci seguirai fino alla fine della festa?

Altra domanda fondamentale! Andate fino in fondo per capire il supporto che riuscirà a offrivi per il vostro evento. Alcuni si fermano alla progettazione lavorando “dietro le quinte”, esattamente come fosse una consulenza sull'intero evento, altri continuano a seguire la coppia fino a quando non verrà lanciato il bouquet di fiori. Voi cosa preferite? Dipende tutto dalla vostra idea di matrimonio e da se desiderate organizzare alcuni aspetti da soli oppure, al contrario, se preferite dispensare in toto allestimenti e incombenze varie a una figura professionale.

3. Quante coppie segui per una sola data?

Molti fornitori riescono a destreggiarsi fissando più eventi in uno stesso giorno. Per il wedding planner la situazione è differente. Infatti, chi è abituato a seguire la coppia durante tutta la giornata, difficilmente potrà accettare più lavori in uno stesso giorno, a meno che non si tratti di un team composto da più collaboratori -quindi di un'agenzia di un certo spessore-, ma questo è bene che si sappia sin da subito.

4. Hai un tuo stile o ti adatti a quello della coppia?

Ci sono dei professionisti specializzati su uno stile ben preciso e altri che comprendono e si adattano alle richieste della coppia, affinché l'evento possa essere personalizzato al massimo. A prevalere è sicuramente l’empatia e il feeling che si stabilità già dal primo incontro. A tal proposito vi consigliamo di richiedere sempre un portfolio, con video e foto di eventi realizzati per altre coppie, prima di sottoscrivere l’accordo definitivo.

5. Hai a disposizione più pacchetti?

Se quello che vi spaventa è il costo della consulenza, se volete andare a fondo ai vari servizi che il wedding planner offre, attivando solo quelli di vostro interesse, chiedete pure come ha strutturato il suo piano di offerta per gli sposi, se si tratta di un pacchetto all inclusive -ad esempio- o se è possibile pagare i servizi singolarmente. 

6. Fornisci solo una consulenza creativa o anche logistica e burocratica?

Se il wedding planner parteciperà all'evento, chiedetegli se coordinerà solo i lavori o metterà mano all'organizzazione delle sedie della cerimonia, a posizionare i segnaposto, a spostare, impacchettare, caricare, abbellire, operando quindi nella logistica del grande giorno. Chiedete poi se tra i suoi servizi rientra anche l’aspetto burocratico, ovvero la formulazione dei contratti con i fornitori, le richieste di preventivo con o senza potere di firma per conto della coppia.

7. Hai un prezzo fisso o la tua parcella è calcolata in base al budget dell’evento?

Informatevi sulla sua parcella: alcuni professionisti hanno un tariffario fisso in base ai vari pacchetti, altri ancora calcolano il compenso in base alla complessità dell’evento e al budget collegato a questo. In linea di massima l’expertise e il nome del professionista giocano un ruolo fondamentale sull'onorario. Definite poi il preventivo, se è gratuito o a pagamento, perché magari comprende già delle idee di massima e una lista di fornitori con cui collaborare durante l’organizzazione.

8. Possiamo contare su una tua lista di fornitori?

Per molte coppie affidarsi a un wedding planner significa poter contare su una rete di supporto, ingaggiando quei professionisti che rientrano tra i suoi fornitori di fiducia, quindi già approvati e vagliati negli eventi precedenti. Questa possibilità vi garantirà un risparmio di tempo e di costi, proprio perché il contatto passa attraverso il wedding planner.

9. Ti occuperai anche della parte grafica?

Realizzare il coordinato grafico delle nozze è forse uno dei primi step da buttar giù durante i preparativi. Definire una palette, selezionare i font, scegliere la tipologia di carta per le partecipazioni e di tutti gli altri elementi può essere un lavoro che non rientra tra i compiti del wedding planner. Chiedete quindi se lavora autonomamente su software di grafica oppure se sarà necessario ingaggiare un fornitore esterno.

10. Riusciremo a sentirci con mail e videochiamate?

Il wedding planner è la figura chiave di tutte quelle coppie che stanno organizzando un matrimonio a distanza e non hanno la possibilità di valutare di persona, ad esempio, le bomboniere o di ascoltare dal vivo un gruppo musicale. Considerate, poi, il periodo che stiamo attraversando per cui, l’idea di fissare delle videochiamate, può essere davvero risolutiva per progettare tutto con sicurezza e grande serenità.

E voi, avete già preparato delle domande da fare al wedding planner prima di mettere mano al vostro progetto di nozze? Ricordate che un vero professionista, per entrare in empatia con la sua coppia, non può prescindere da un’indagine ben approfondita su gusti, preferenze sulle bomboniere, budget, stili e valori di un evento. Ed è proprio da questo incontro di intenti che nascono i matrimoni tailor made, quelli in cui la personalizzazione è il vero elemento dominante.