Open bar per eventi e matrimoni: tutto quello che c'è da sapere
L'open bar per eventi e matrimoni è un'opzione che renderà felici i vostri ospiti. Ma siete sicuri di sapere tutto al riguardo? Come sempre, vi diamo una mano noi!
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L'open bar per eventi e matrimoni è una formula all inclusive molto popolare in quanto prevede che gli ospiti siano liberi di ordinare bevande in quantità illimitata. Ma è davvero così semplice come sembra? Sapete da dove iniziare per l'organizzazione di un open bar? É un servizio adatto al vostro evento oppure no? Se tutte queste domande vi frullano in testa siete nel posto giusto per ricevere tutte le risposte. Ecco tutto quello che dovete sapere prima di richiedere questo invitante e scenografico servizio!
Indice:
- 1. Cosa si intende con open bar?
- 2. Open bar sì o no? Come sono i vostri invitati?
- 3. Come funziona l'open bar?
- 4. Come calcolare le bevande per l'open bar
- 5. Costo open bar
- 6. Niente sorprese con l'open bar a tempo!
- 7. Pro e contro dell'open bar matrimonio ed eventi
- 8. Soluzioni ibride e cocktail personalizzati
1. Cosa si intende con open bar?
Prima di addentrarci nell'argomento, vogliamo però soffermarci un attimo sulla definizione di open bar. Si tratta infatti di un servizio che chi organizza un evento, così come un matrimonio, può mettere a disposizione degli ospiti, offrendo loro il consumo illimitato di bevande di vario tipo. Gli invitati dunque potranno bere cocktail o bevande analcoliche, tutte le volte che vorranno senza dover pagare la consumazione.
2. Open bar sì o no? Come sono i vostri invitati?
Una cosa da fare per capire se l'open bar è la formula che fa per il vostro evento è passare in rassegna i volti delle persone a cui avete spedito gli inviti: come sono i vostri ospiti? Non è detto, infatti, che l’open bar matrimonio sia un’opzione adatta a tutti. Infatti non è solo consigliabile adottarla quando gli ospiti sono giovani dovranno anche essere amanti dei cocktail! Se, ad esempio, tra i vostri invitati ci sono soprattutto bevitori di vino o birra, forse è il caso di pensare a soluzioni di open bar personalizzate.
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Allo stesso tempo, se al vostro matrimonio saranno presenti molti bambini, ricordatevi di segnalarlo alle persone a cui vi affiderete per il servizio open bar. Il motivo? Ovviamente per una questione di fornitura delle bevande adeguate, come succhi di frutta o latte, oltre che per l'esclusione dei più piccoli dai costi previsti per le ordinazioni alcoliche. Non vergognatevi a chiederlo!
3. Come funziona l'open bar?
Scegliere di avere il servizio di open bar sicuramente apporterà al vostro evento qualcosa in più, contribuendo a donare un'atmosfera di festa e in alcuni casi anche un tocco extra di lusso. Ma come funziona nello specifico l'open bar per eventi e matrimoni? Il meccanismo è molto semplice: se avete previsto questa formula gli ospiti potranno ordinare bevande senza limite, potendo scegliere tra diverse bibite, solitamente alcoliche e analcoliche. In alcuni casi gli organizzatori dell'evento scelgono l'open bar dando agli ospiti un servizio completo con bevande di ogni tipo, ad esempio birre, analcolici e in alcuni casi anche tisane. Gli organizzatori dell'evento dovranno prendere accordi con chi fornisce il servizio e ingaggiare chi si occupi di allestire un'area bar apposita.
4. Come calcolare le bevande per l'open bar
Un altro fattore importante da considerare è il numero di persone da segnalare ai vostri fornitori dell’open bar, sia che si tratti degli stessi ristoratori della location in cui l'evento si svolge, che dei responsabili del catering o di un altro servizio esterno. I costi legati al servizio open bar dipenderanno infatti dalla durata dell'evento ma anche dal numero di persone che invitate: ovviamente nel conteggio non potrete escludere nessuno, anche se sapete che qualcuno non toccherà un goccio di alcol. L'open bar prevede difatti richieste di ogni tipo: dall'acqua agli amari, dalla bibita ai cocktail. Per cui presentatevi dal vostro fornitore con la lista degli invitati alla mano, così da calcolare con tutta facilità le bevande per il vostro open bar. In ogni caso, solitamente il calcolo prevede un certo numero di drink a persona, 2-3 per la prima ora e 1 o 2 per ogni ora successiva.
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5. Costo open bar
Ma quanto costa l'open bar? Per farvi un'idea, la cifra media pagata a persona oscilla intorno ai 12 euro, ma tutto dipenderà, come detto, anche da altri fattori tra cui il numero di invitati, la selezione e la tipologia delle bevande e a durata dell'evento.
Tuttavia, la verità è che quella di pagare una quota per invitato non è l'unica opzione possibile quando si parla di open bar per eventi e matrimonio. L'alternativa è quella di accordarsi per un numero di consumazioni alcoliche e analcoliche da destinare agli invitati. I responsabili del servizio monitoreranno "i bicchieri riempiti" e, nel caso di eccessi, gli sposi dovranno pagare gli extra a parte.
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6. Niente sorprese con l'open bar a tempo!
La soluzione precedente vi sembra un po' troppo complessa? Potete sempre optare per una cifra prestabilita a priori, basata su una stima calcolata secondo il numero di ore di lavoro e quello degli invitati. In questo caso potete stare tranquilli, non ci sarà l'ombra di sovrapprezzi esorbitanti perché i vostri ospiti ci sono andati giù pesanti. Quando le ore di lavoro saranno giunte al termine o quando gli ingredienti per la realizzazione dei cocktail saranno finiti, l'open bar chiuderà i battenti!
7. Pro e contro dell'open bar matrimonio ed eventi
Quando si decide di contrattare il servizio di open bar è fondamentale stare attenti alla scelta dei cocktail, dei distillati e degli alcolici in generale. Come dicevamo, è importante conoscere i gusti dei vostri invitati, cosicché possiate compiere le scelte giuste riguardo alle bevande da proporre.
Per esempio – a meno che non abbiate solo amici sommelier – è sconsigliabile acquistare bottiglie di vino, rum o gin ultra raffinate o da meditazione, che solo pochi potrebbero richiedere e apprezzare. Questo non significa affatto che dobbiate proporre alcol di bassa qualità, anzi! Sarebbe la scelta peggiore che poteste fare anche perché la festa potrebbe degenerare in maniera piuttosto spiacevole! Ma, in generale, meglio optare per le cose semplici, come i grandi classici intramontabili: un buon flûte di bollicine, un mojito fatto a regola d'arte, un analcolico con tanta frutta fresca e saranno tutti felici!
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8. Soluzioni ibride e cocktail personalizzati
Lo abbiamo già anticipato prima: chi desidera un open bar personalizzato e particolare potrà certamente pensare ad una soluzione ibrida e su misura. Perché, ad esempio, non proponete un American Bar alternativo e a tema? Potreste concordare con il fornitore una formula ridotta pagando 2-3€ a persona solo per gli amari, oppure potreste limitare la fornitura di bottiglie di alcol, prevedendo una lista di cocktail predefinita (e quindi un certo numero di combinazioni di bevande). Ma non solo, un open bar potrà essere pensato anche personalizzando ogni dettaglio, come la scelta di determinate bevande. Vediamo di seguito quali sono le possibili soluzioni.
Bevande calde
Il vostro matrimonio si svolgerà in inverno? Non fatevi scappare l'occasione di ricreare l'atmosfera di una baita di montagna, con un angolo bar in legno pronto a servire gustose creme di caffè, calici di vin brulé che scaldano il cuore ma anche tisane e infusi.
Cocktail
Open bar a tema cocktail?Il bello di questa idea è che potrete ispirarvi ai locali metropolitani che servono cocktail d'autore, magari scegliendo di persona i loro nomi, con il supporto del barman. Prendete ispirazione dal tipo di evento, per un matrimonio ad esempio sarà facile ispirarsi agli sposi, dando ai cocktail i loro nomi, oppure "Oggi Sposi", "Una storia d'amore", ma anche brevi frasi romantiche, perché no? Liberate la fantasia!
Calici
Se invece state pensando ad un evento più improntato sui vini e i calici di bollicine potreste allestire un open bar di questo tipo. Vini bianchi, rossi e rosé, oltre ad una selezione di spumanti e prosecco. In questo caso sarà bene concentrarsi ancor di più sulla qualità dei prodotti, soprattutto se i vostri invitati sono dei veri e propri intenditori.
Birre
Un open bar con birra illimitata potrebbe essere il sogno di molti invitati, soprattutto di quelli che partecipano a eventi e matrimoni durante la stagione estiva. Potrete pensare di inserire diverse tipologie e varietà di birre, da quelle artigianali da spillare sul momento o in bottiglia a quelle più commerciali. Sarà un'idea molto apprezzata, ne siamo certi.
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Bevande analcoliche
Infine, per un open bar personalizzato, non potrà mancare anche la soluzione bevande analcoliche. Che si tratti di cocktail pensati ad hoc per l'evento e adattati alla stagione in corso, oppure di limonate, spremute d'arancia, succhi di frutta o birre e liquori analcolici, cercate di allestire l'angolo bar con elementi che facciano riconoscere immediatamente di cosa si tratta, magari dei cesti di frutta o verdura, sarà un valore aggiunto unico che darete al vostro evento.
Cosa ve ne pare dell'open bar per eventi e matrimoni? Scommettiamo che vi siete già messi a pensare alle combinazioni di ingredienti e al nome dei vostri cocktail personalizzati! Scherzi a parte, il successo riscosso negli ultimi anni da questa soluzione di intrattenimento serale dimostra quanto sia vincente. E poi, sì sa, con un pizzico di “coraggio liquido”, chissà che anche tra i vostri amici non nascano bellissime storie d'amore come la vostra!
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