Dandelion Photographic Studio
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Per assicurarvi che i vostri ospiti abbiano abbastanza tempo per organizzare i loro impegni e un eventuale viaggio, dovrete inviare loro le partecipazioni di matrimonio dalle sei alle dieci settimane prima delle nozze. Nessuno però vi ha mai detto quanto tempo dovrete attendere prima di ricevere una risposta, positiva o negativa che sia, a tali inviti di matrimonio. Tranquilli, per questo ci siamo qui noi!

Stabilite una deadline

Il modo più semplice ed efficace per organizzare al meglio anche questo aspetto delle nozze è quello di stabilire a priori una deadline per le risposte agli inviti. Questo significa che, all’interno della busta che conterrà le partecipazioni, dovrete indicare una data massima in cui ricevere un riscontro da parte degli ospiti.

Gabriella Rotondi Wedding Reporter
Gabriella Rotondi Wedding Reporter

Ma quando dovrà essere fissata la scadenza? Vi suggeriamo di farla cadere non oltre 4-2 settimane prima del matrimonio. In quel lasso di tempo i vostri invitati avranno sufficienti giorni per controllare la loro agenda, spostare eventuali impegni, chiedere le ferie dal lavoro se necessario, valutare come raggiungere la location di nozze e fare una stima delle spese.

Create un R.S.V.P

Qual è il modo migliore per segnalare la vostra "data di scandenza"? Dovrete farlo in una forma elegante, coordinata ai vostri inviti. Sia che si tratti di quelli tradizionali, sia che abbiate preparato partecipazioni di matrimonio originali, nella busta che li conterrà dovrete allegare il cosiddetto R.S.V.P. (dal francese: “Répondez s'il vous plaît", ovvero "Rispondete per favore") con rispettiva data. In tale biglietto potrete anche segnalare la modalità in cui desiderate ricevere risposta. Quest’ultimo dettaglio rappresenterà per voi un enorme vantaggio organizzativo: avrete la possibilità di raccogliere i dati in un’unica fonte, che vi farà risparmiare molto tempo.

Maria Coppola
Maria Coppola

Monitorate le risposte online

Una possibilità è infatti quella di utilizzare le comodità della tecnologia, dalla messaggistica via smartphone alla posta elettronica, passando per il sito web. Nel primo caso, potreste utilizzare lo strumento di comunicazione più usato ai giorni nostri: WhatsApp. Create un gruppo informale in cui riunite tutti gli inviati e date loro la possibilità di chiedere e darvi informazioni. Questo sistema, per quanto veloce sia, può tuttavia risultare scomodo e fastidioso per via delle notifiche, oltre al fatto che può sembrare anche un po’ freddo.

Usate il Gestore degli Invitati

Se quest’ultima procedura vi sembra troppo caotica, vi ricordiamo che potete contare sul comodo Gestore degli Invitati di Matrimonio.com, che non solo vi permetterà di inviare partecipazioni di matrimonio economiche (proprio perché le spedirete online), ma anche di registrare automaticamente tutte le informazioni legate ai vostri invitati, catalogandoli in base a: conferma di partecipazione, dati personali, gruppo di appartenenza, menù di assegnazione. In questo modo avrete tutto sotto controllo e potrete verificare con un clic chi ancora non ha risposto al vostro invito.

FotoPlus
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La buona vecchia telefonata

Naturalmente, tra i vostri ospiti potranno esserci persone che non sono abituate a utilizzare le tecnologie più moderne. In tal caso, con una buona vecchia telefonata non si sbaglia mai. Una volta superata la deadline, contattate telefonicamente coloro che non vi hanno risposto, senza dimenticare di mostrarvi elettrizzati per l’evento e desiderosi di poter contare sulla loro presenza. È infatti cruciale che i vostri ospiti percepiscano quanto sono importanti per voi: a volte l’entusiasmo è il modo più semplice per avere un riscontro positivo.

Anche in quest'ultimo caso dovrete annotare le risposte in un registro, che si tratti un’agenda o di un supporto elettronico quale una tabella o un file di testo che archivierete nel vostro computer. Mantenere aggiornato tale documento vi risolverà molti problemi futuri, come il momento in cui dovrete comunicare al responsabile della location il numero esatto di commensali previsti. Questa informazione per loro sarà cruciale per sapere quanti coperti calcolare e per voi per iniziare a dedicarvi alla preparazione dei segnaposto di matrimonio.